Ärztlicher Schreibdienst
Optimierung der Brieflaufzeiten

Der ärztliche Schreibdienst ist in vielen Krankenhäusern zum Brennpunkt geworden. Verspäteter Briefversand und damit Unmut bei den niedergelassenen Ärzten, endlos lange Brieflaufzeiten, nicht enden wollende Korrekturen sowie viel zu lange Briefe führen zu Verdruss und Demotivation.

Als Reaktion folgen die Einschaltung eines externen Schreibbüros, die Einstellung von mehr und mehr Personal oder die Verlagerung von Schreibtätigkeiten auf den Arztdienst.

Dabei ist der Entlassungsbrief des Patienten ein wesentliches Aushängeschild für das Krankenhaus. Die qualifizierte, präzise und schnelle Information des einweisenden Arztes wird ihn veranlassen, die weitere Zusammenarbeit mit dem Krankenhaus zu suchen. Die Schnelligkeit der Information des Hausarztes hängt ab vom Diktierverhalten der Ärzte und von der Kapazität und der Organisation des Schreibdienstes.

Ziel der Organisation muss es sein, dass der Entlassungsbrief unmittelbar mit dem Patienten das Haus verlässt oder spätestens nach ein bis zwei Tagen nachgereicht wird.

Die Effektivität des Schreibdienstes ist dabei eng verbunden mit den organisatorischen Vorgaben. Diktatqualität, Organisation der Dokumentation und des Archivs, EDV-gestützte Textverarbeitung und automatisierte Schriftguterstellung sind nur einige der Stichworte, die zu bearbeiten sind.

Die Analyse

Im Rahmen einer Organisationsanalyse werden nicht nur die Schreibtätigkeiten bewertet, sondern auch alle Tätigkeiten, die sich über Jahre im Schreib- und Sekretariatsdienst angesiedelt haben, analysiert.

Um das Ziel zu erreichen, den Arzt unmittelbar bei Entlassung des Patienten über den Behandlungsverlauf zu informieren, ist es erforderlich, Störfaktoren zu eliminieren, beruhigte Schreibbereiche zu schaffen und stabile Vertretungsregelungen zu etablieren. Die Maßnahmen werden individuell auf das Krankenhaus zugeschnitten und in Alternativen und Entwicklungsschritten dargelegt.

Durch die Begleitung der Umsetzung wird die Einhaltung des Maßnahmenkatalogs garantiert.

Wir können Sie wie folgt unterstützen:

  • Erhebung der Ist-Situation
  • Beschreibung der Schwachstellen
  • Erarbeitung eines Soll-Konzeptes
  • Moderation der Projektgruppe zur Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen
  • Übernahme der Leitungsfunktion
  • Begleitung bei der Personalauswahl (Teamleitung, Schreibkräfte)
  • Durchführung von Leistungstests
  • Begleitung des Auswahlprozesses bei der Einbindung externer Schreibbüros
  • Begleitung der Auswahlprozesse neuer Hard- und Software (z.B. Digitales Diktat, Spracherkennung)
  • Begleitung beim Aufbau von Gemeinschaftssekretariaten
  • Bereitstellung von Textbausteinen und Texthandbüchern
  • Personalbedarfsermittlung

Referenzen


  • "LVR-Klinik Bonn, Bonn"

  • "Martin Gropius Krankenhaus, Eberswalde"

  • "Kath. Kliniken Ruhrhalbinsel gGmbH, Essen"

  • "Krankenhaus Martha-Maria gGmbH, Halle"

  • "GRN-Klinik Sinsheim, Sinsheim"