Ermittlung des Raum- und Personalbedarfs mittels Zeitrasteranalyse
Die Zeitrasteranalyse am Beispiel der Neubauplanung fr eine HNO-Ambulanz

Für eine Neubauplanung ist die Ermittlung des notwendigen Raumbedarfs unerlässlich. Die Grundlage dafür sind in aller Regel die Patientenkontakte. Diese werden im Rahmen einer Zeitrasteranalyse nach Wochentag, Uhrzeit und Patiententyp aufgeschlüsselt und bewertet.

Im Folgenden wird am Beispiel einer HNO-Ambulanz das Verfahren der Zeitrasteranalyse beschrieben.

Grundlage für die Zeitrasteranalyse sind die Daten aus der Terminplanung (z.B. Outlook). Diese sind um ggf. fehlende Patientengruppen (z.B. Notfälle) zu ergänzen. Dazu ist über einen repräsentativen Zeitraum eine Aufzeichnung vorzunehmen.

Die Zeitrasteranalyse im GOBnet

Die Zeitrasteranalyse kann im GOBnet im Modul Personalbedarfsermittlung erfolgen. Dazu ist zunächst ein neues Zeitraster anzulegen. 

Neues Zeitraster 

In das Zeitraster werden im nächsten Schritt alle Daten der HNO-Ambulanz importiert. Dabei ist es zunächst unerheblich ob die Patientenkontakte für einzelne Arbeitsplätze innerhalb der HNO-Ambulanz relevant sind oder nicht. Innerhalb des Zeitrasters kann später festgelegt werden, welche Arbeitsplätze mit welchen Patienten in Verbindung gebracht werden sollen.

Importieren der Daten

Im nächsten Schritt werden die Daten in das Zeitraster importiert. Grundlage sind die Outlook-Terminkalender der Ambulanz. Diese können aus Outlook wie folgt exportiert werden:

  1. Outlook-Kaleder auswählen
  2. Datei / Kalender speichern
  3. Speichern

Als Dateityp ist das Format iCalender-Format (*.ics) auszuwählen. Das Datenformat kann direkt in das GOBnet importiert werden.

Der Import erfolgt über den Menüpunkt Import im Modul Personalbedarfsermittlung. In diesem können, neben weiteren Daten für die Personalbedarfsermittlung, insbesondere Kontaktdaten für die Zeitrasteranalyse importiert werden. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Kontakte (Excel)
  2. Kontakte (Outlook)

Das Datenformat iCalender (*.ics) wird über den Punkt Kontakte (Outlook) in das System importiert. Dazu ist im ersten Schritt die Datei auszuwählen. Im Anschluss können weitere Einstellungen vorgenommen werden:

Datenimport

Zunächst wird das Zeitraster ausgewählt, in welches die Daten importiert werden. Daneben können Daten auf zwei Ebenen kategorisiert werden. Dazu können entweder die Daten, die im Outlook-Termin eingetragen sind (Kategorie, Ort) herangezogen werden oder eine Freitextkategorie angegeben werden. Die Angabe ist davon abhängig, ob die Outlook-Termine einer Kategorie oder einem Ort zugeordnet werden.

Im vorliegenden Beispiel liegen drei Outlook Terminkalender vor:

  1. Privatsprechstunde
  2. Allgemeine Sprechstunde
  3. Onkologische Sprechstunde

Die obige Abbildung zeigt den Import des Kalenders der Onkologischen Sprechstunde. Die Kategorie 1 wird daher manuell für alle Termine des Kalenders mit dem Begriff "ONKO" gesetzt. Als zweite Unterkategorie sollen die Kategorisierungen aus dem Outlook-Kalender herangezogen werden. Wird in dieser z.B. der Status des Patienten (Privat, Kasse) erfasst, so können bei der Zeitrasteranalyse diese Patientengruppen differenziert ausgewertet werden. 

In vielen Fällen werden in den Terminkalendern auch die Urlaube des Arztes eingetragen, um an diesen Tagen keine Termine zu vergeben. Da diese für die Auswertung nicht relevant sind, besteht die Möglichkeit, sogenannte Tagestermine (>= 24h) nicht mit einzubeziehen.

Festlegung der Arbeitsplätze und Ermittlung des Raumbedarfs

Arbeitsplatz

Im nächsten Schritt sind die Arbeitsplätze zu definieren und den Patientenkontakten zuzuordnen.

Dazu ist zunächst das Zeitraster auszuwählen. Anschließend kann über die Funktion "Arbeitsplatz" ein neuer Arbeitsplatz definiert werden.

Um einen neuen Arbeitsplatz anzulegen ist eine Bezeichnung des Arbeitsplatzes zu erfassen. Für die Definition der Arbeitsplätze können die unterschiedlichen Raumgruppen innerhalb der Ambulanz herangezogen werden.

Für das Beispiel der HNO-Ambulanz ergeben sich folgende Arbeitsplätze: 

Arbeitsplatz Beschreibung
Anmeldung Administrativer Arbeitsbereich zur Anmeldung der Patienten, Anlage der Patienten / Einlesen der Versichtertenkarte, Bereitstellen der Akte
Untersuchung Untersuchungs- und Behandlungsräume
OP-Planung Administrativer Arbeitsbereich zur Vergabe der OP-Termine
Vorstationär administrativer / pflegerischer Arbeitsbereich zur Annahme der vorstationären Patienten

Die erzeugen Arbeitsplätze werden im unteren Bereich aufgelistet. Diese können über das Balkendiagramm geladen bzw. über den Ordner konfiguriert werden.

Im Rahmen der Konfiguration des Arbeitsplatzes werden die Patiententypen dem Arbeitsplatz zugeordnet und mit Raum- oder Personalbindungsminuten bewertet. Dabei kann zwischen Erstkontakt und Wiedervorstellung unterschieden werden. Voraussetzung dafür ist, dass dies aus den Daten hervorgeht.

Am Beispiel der HNO-Ambulanz sind folgende Bewertungen vorzunehmen:

Arbeitsplatz: Anmeldung

Kategorie 1 Kategorie 2 Min. Erstkontakt Min. Wiedervorstellung
ONKO   5 3
PP   5 3
ASPRECH   5 3

Die Anmeldung und Aufnahme der Patientendaten bindet den Arbeitsplatz beim Erstkontakt 5 Minuten und bei einer Wiedervorstellung 3 Minuten. Die Zeiten wurden in der Ambulanz erhoben und können je nach Aufgabenstellung unterschiedlich ausfallen.  

Arbeitsplatz: Untersuchung

Kategorie 1 Kateogrie 2 Min. Erstkontakt Min. Wiedervorstellung
ONKO   30 20
PP   20 10
ASPRECH   15 10

Ebenso variieren die Zeiten der Raumbindung für die Untersuchungs- und Behandlungsräume in Abhängigkeit der Sprechstunde. Die Zeiten können individuell erfasst werden.

Das Ergebnis der Zeitrasteranalyse

Im Ergebnis wird die Auslastung der einzelnen Arbeitsplätze ermittelt und sowohl grafisch als auch tabellarisch dargestellt. Bezogen auf das Beispiel der HNO-Ambulanz ergibt sich die Notwendigkeit punktuell zwei Arbeitsplätze für den Bereich der Anmeldung einzurichten. So ergibt sich am Dienstag in der Zeit von 11.00 Uhr bis 11.59 Uhr eine Auslastung von 118%. Soll es für die Patienten nicht zu Wartezeiten kommen, sind zu diesem Zeitpunkt zwei Arbeitsplätze zu öffnen.

Ergebnis der Zeitrasteranalyse

Ferner kann geprüft werden, ob der Arbeitsplatz der vorstationären Anmeldung zu diesem Zeitpunkt ausgelastet ist oder noch Kapazitäten zur Verfügung stehen. Sollte dies so sein, so kann über eine Zusammenlegung der Arbeitsplätze nachgedacht werden.

Vergleichbare Auswertungen können für die anderen Raumgruppen / Arbeitsplätze (z.B. Untersuchung und Behandlung, OP-Planung, etc.) durchgeführt werden.

Fazit

Im Ergebnis wird das notwendige Raumprogramm in Abhängigkeit der Patientengruppen ermittelt. Dieses ist für einen ersten Entwurf im Rahmen der Neubauplanung unerlässlich. Daneben können auf Basis der Analyse Besetzungsprofile für die unterschiedlichen Berufsgruppen erarbeitet werden.

Bei der Interpretation der Ergebnisse sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass die Daten auf den bisherigen Sprechstundenzeiten basieren. Eine Änderungen der Zeitfenster für die Patienteneinbestellung kann sich auf den Bedarf an Arbeitsplätzen bzw. Räumlichkeiten auswirken. Dieses und weitere Szenarien können mit der Zeitrasteranalyse simuliert werden.